Potvrzení o délce zaměstnání pro důchodové a jiné účely, doklady o délce zaměstnání a příjmech nutné pro výpočet důchodu, stejně jako další související dokumenty, spravuje Česká správa sociálního zabezpečení, která pravidelně získává údaje od zaměstnavatelů. Dokumenty sloužící k výpočtu důchodu nebo potvrzení doby zaměstnání (mzdové listy, osobní spisy) nejsou ze zákona archiváliemi. Uložení těchto materiálů bylo zvláště problematické u podniků zaniklých na počátku 90. let.
Pokud ČSSZ nemá kompletní doklady a požaduje doložení odpracované doby, doporučujeme kontaktovat bývalého zaměstnavatele. Pokud organizace zanikla, je třeba oslovit nástupnickou organizaci nebo likvidátora, pokud je known (lze zjistit z výpisu z obchodního rejstříku na www.justice.cz). V případě neúspěchu u zaměstnavatelské organizace je možné obrátit se na příslušný státní okresní archiv podle sídla zaniklé organizace, kde mohou být tyto dokumenty uloženy. Archiváři z jednotlivých okresů pak zájemcům často doporučí komerční spisovny nebo jiné instituce, pokud je archivu známo, kde se dokumenty původce nacházejí.
U zaměstnání u významnějších podniků s širší než okresní působností (původní kraje) je možné kontaktovat 1. oddělení Státního oblastního archivu v Plzni. Spravuje archiválie řady bývalých národních a státních podniků a může mít informace o tom, kde jsou uloženy.
Doklady o závěrečné učňovské zkoušce nebo maturitní zkoušce (opis vysvědčení) a doklady o studiu (třídní výkazy, katalogové listy) se ukládají v příslušné škole po dobu 45 let a následně jsou předávány k trvalému uložení do příslušného státního okresního archivu; pro školy sídlící v Plzni je příslušným archivem Archiv města Plzně. Doporučujeme proto obrátit se nejdříve na školu nebo jejího nástupce s dotazem, zda má uvedené doklady ve své správě; teprve pokud byly předány do archivu, je třeba kontaktovat státní okresní archiv v obvodu školy.
Doklad o absolvování výuky na základní škole (9. třídy či jednoleté učební kurzy) se řeší podle existence školy. Pokud škola dosud existuje, obraťte se na ni. Pokud již byly třídní výkazy předány do místně příslušného státního okresního archivu (resp. v Plzni Archivu města Plzně), kontaktujte tento archiv.
Sčítání lidu probíhalo na území Českých zemí od roku 1857 v periodách zhruba deseti let. Uvádíme jednotlivé roky sčítání: 1857, 1869, 1880, 1890, 1900, 1910, 1921, 1930, 1939 (Říšská župa Sudety), 1950, 1961, 1970, 1980, 1991, 2001, 2011. Do roku 1921 bývají sčítací operáty uloženy ve státních okresních archivech dle politických okresů té doby; dnešní okresy se mohou lišit. Sčítání od roku 1930 jsou uložena v Národním archivu v Praze (1930, 1939 Říše Sudety, 1950, 1970, 1991). Z roku 1961 je ponecháno výběrově jen z některých okresů; z roku 1980 jsou uloženy pouze výsledky sčítání a sčítací operáty byly předány do státních okresních archivů.
Plány budov a domů bývají vyhledávaným tématem. Zájemce by měl nejprve kontaktovat příslušný stavební úřad; stavební dokumentace se do archivu ukládá výběrově až po vydání demoličního výměru. Některé plány mohou být součástí fondů archivů obcí nebo národních výborů, a některé mohou být uloženy ve fondech berních správ. Plány mohou být rovněž uloženy v spisovnách investorů či stavebníků, zejména pokud jde o větší budovy.
Koupě písemných pozůstalostí či jiných dokumentů je častým tématem archivů. Archivy mají zájem o získávání písemných pozůstalostí významných osob z regionů; doporučuje se kontaktovat příslušný státní okresní archiv pro první prohlídku. Písemnosti lze archivům darovat zdarma nebo nabídnout k odkupu; pokud archiv projeví zájem, proběhne ocena a cena se nabídne. Pokud dojde k dohodě, je vyhotoven protokol o výběru archiválií a kupní smlouva, které jsou signovány oběma stranami.
V rámci aktuálních provozních informací upozorňujeme na omezení badatelen v několika archivech k různým datům v roce 2026: Cheb, Plzeň-jih (Blovice), Klatovy, Rokycany, Sokolov a Tachov. Den otevřených dveří a programy související s Mezinárodním dnem archivů jsou uvedeny s konkrétními termíny a časy.
Konkrétní kontakty a doporučené postupy pro získání dokladů
1) Za problémové doklady o zaměstnání doporučujeme nejprve kontaktovat bývalého zaměstnavatele; pokud ten neexistuje, kontaktujte nástupnickou organizaci nebo likvidátora či obchodní rejstřík.
2) V případě neúspěchu se lze obrátit na státní okresní archiv dle sídla zaniklé organizace; archiv často poskytuje bližší investigativní informace.
3) U významnějších podniků s působností mimo okres platí, že 1. oddělení Státního oblastního archivu v Plzni může mít informace o původu archiválií a jejich současném uložení.
4) U dokladů o studiu kontaktujte nejprve příslušnou školu; pokud jsou doklady v archivu, obraťte se na archiv obvodu školy.
5) Sčítání lidu z roku 1930-1991 je v Národním archivu či státních okresních archivech; pro období 1857-1921 se obraťte na příslušný okresní archiv.