Níže vyberte možnost karty pro verzi aplikace Outlook, kterou používáte. Pokud kroky pod touto kartou Nový Outlook nefungují, je možné, že ještě nepoužíváte nový Outlook pro Windows. Pravidla fungují pro příchozí zprávy. Pokud chcete, aby pravidlo kromě přesouvání zpráv od určitého odesílatele nebo skupiny odesílatelů do některé složky dělalo ještě něco dalšího, vyberte Další možnosti. Každé pravidlo vyžaduje alespoň tři věci: název, podmínku a akci. Pravidla mohou také obsahovat výjimky z podmínek. Pokud nechcete, aby se po tomto pravidlu spouštěla jakákoli další pravidla, zaškrtněte políčko Zastavit zpracování dalších pravidel.
Některá pravidla vytvořená v klasickém Outlooku nejde zpracovat v novém Outlooku, protože se jedná o pravidla na straně klienta. Pravidla doručené pošty se u příchozích zpráv použijí v pořadí, ve kterém jsou seřazena v seznamu. Ve výchozím nastavení je pravidlo doručené pošty uplatňováno na příchozí zprávy poté, co jste pravidlo vytvořili. Pokud chcete dočasně pozastavit nebo pozastavit činnost některého pravidla a nechcete ho odstranit, zvažte jeho zakázání. Pokud patříte mezi její uživatele, nenechte si ujít 10 jednoduchých triků a tipů, kterými si usnadníte práci.
Proto by tím prvním krokem vůbec, mělo být užívání složek. Jak ale postupovat? Nikdo nechce dělat něco neustále dokola, ba naopak, najít si něco, co vám ulehčí práci, je ten největší zachránce. V Outlooku proto začněte pracovat se šablonami. Vpravo se zobrazí panel „Moje šablony“, který vám jejich tvorbu umožní. Kromě již přednastavených si lze uložit nové kliknutím na „Šablona“.
Používání myši je jistě efektivní, ale ovládáte-li klávesové zkratky, mnohonásobně si usnadníte a zefektivníte svou práci. Přece jenom už i proces kopírování a vkládání textu pomocí myši se skládá minimálně ze 4 kroků, zatímco Ctrl + C a Ctrl + V jsou zkratky, které každý zná a používá, protože šetří čas. Nato se vám otevře dialogové okno, kde si prostřednictvím kalendáře snadno vyberete požadované datum a čas odeslání. Zapněte si funkci automatického překladu. Jak na to? Pak zcela jistě oceníte jeden z nejužitečnějších prvků Outlooku.
Pro nastavení, postupujute následovně: „Nastavení“, „Pošta“, „Psaní a odpovídání“, kde kliknete ve spodní části okna na „Zrušit Odeslání“. Popřípadě se na to svítící upozornění u aplikace nemůžete dívat, pak dobře čtěte. Využijte pomůcku, kterou Outlook pro tyto případy nabízí.
Vedete v práci tým nebo jen chcete celé rodině zaslat pozvánku na narozeninovou oslavu? Existuje totiž možnost tzv. Na levém postranním panelu přejděte až do dolní části a vyberte ze záznamu „Skupiny“ a následně klikněte na „Nová skupina“. Vyplňte její název, přidejte popis a vyberte „Vytvořit“. Jakmile, ale vytvoříte skupinu, už nemůžete měnit její název, proto si to dobře rozmyslete.
Ze zkušenosti se mi osvědčila právě jedna minuta a nemá cenu nastavovat opoždění o delší dobu. Existuje více způsobů, jak opožděné odeslání provést. Ten nejjednodušší je, že si nastavíte nějaký pravidelný interval spojení se serverem, např. každých 5 minut.
Pravidlo pro zpožděné odeslání se nastavuje následovně: Vybrat možnost Použít pravidlo na odeslané zprávy (Apply rules on Messages I send) a potvrdit tlačítkem Další. V dalším okně není třeba nic vybírat a kliknout na Další. Vybrat pozdržet doručení o počet min. Potvrdit tlačítkem OK a Další. Další okno s výjimkami je možné přeskočit opět tlačítkem Další. V posledním okně už zbývá jen toto pravidlo pojmenovat podle sebe a zapnout ho: Dokončit (Finish) je hotovo a můžete to vyzkoušet - odešlete zprávu a měli byste ji ještě minutu poté najít ve složce K odeslání (Outbox), nikoliv v Odeslané poště. Během této doby na ni můžete kliknout a upravovat. Upravováním se proces odesílání zastaví, takže se nemusíte bát, že by Vám pod rukou odešla.
How to Set Out of Office in New Outlook (Step by Step)
Praktické shrnutí nastavení pravidel a práce s e-maily
Pravidla doručené pošty se používají na příchozí zprávy v pořadí, v jakém jsou seřazena, a výchozí pravidlo se aplikuje po jeho vytvoření. Pokud chcete omezit vlivy na další pravidla, použijte volbu Zastavit zpracování dalších pravidel. Pro pokročilejší práci s e-maily se vyplatí využít šablony a klávesové zkratky, které šetří čas a zvyšují efektivitu práce. Odesílané zprávy lze načasovat a zpozdit jejich odeslání pomocí pravidel a kalendářních funkcí, což umožňuje lepší koordinaci s týmem či s rodinou.
Pravidla mohou mít výjimky, a proto je důležité plánovat názvy a podmínky srozumitelně. V některých verzích Outlooku mohou existovat rozdíly mezi klasickým a novým Outlookem, které je potřeba zvážit při migraci pravidel. V praxi to znamená, že po nastavení vyzkoušejte funkci a ověřte, že zprávy doručované do Outboxu skutečně zůstanou tam po stanovenou dobu a poté se odešlou správně.